Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких- либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких- то процессах.
Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т. Письма- заявления.
В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться. Письма- подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго». Письма- напоминания.
В них адресату сообщается, что тому нужно что- то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору. Рекламно- информационные письма.
Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Скачать Программу Для Монтирования Образа На Флешку на этой странице. Чтобы эти послания кто- нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными. Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо- посланий.
При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма- сообщения (как и рекламно- информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц. Образец информационного письма вы можете найти здесь .
Оформление. Структура и реквизиты инфо- письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле- образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя- адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс). По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»). В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о. Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист.
Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк. Если вы прикладываете к посланию какие- либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно.
- Предлагаем скачать бланк и образец письма о смене реквизитов.
- Как правильно написать информационное письмо. Образец информационного письма о смене директора .
- В каких случаях составляют письмо о смене реквизитов, каковы. Информационное письмо о смене реквизитов не имеет унифицированного образца. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» .
Укажите количество листов в прилагаемых бумагах. Завершите письмо формулировкой «С уважением.
В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто- либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо- письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы).
Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё. Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс- листы и т. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов. Примеры. Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так: «Уважаемый Владимир Петрович!
Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая- то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке. Новые реквизиты: к/с 3. БИК 0. 44. 89. 56. Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».
Данным письмом информируем Вас, что, согласно протоколу Письмо #1: Настоящим письмом, уведомляем Вас о смене генерального директора, на основании протокола . С 15.07.2013 г.
Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене.
Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное.
Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы. И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.